Una gestione corretta delle vecchie documentazioni, in fase di smaltimento, presuppone l'uso di un distruggi documenti attraverso il quale rendere più difficile qualsivoglia manipolazione delle carte da parte di malintenzionati, e ciò è valido anche dal momento in cui ci si dovesse preoccupare semplicemente di trasferire determinati vecchi faldoni dall'archivio a un contenitore per lo smaltimento operato da un'azienda specializzata.
Un distruggi documenti, infatti, pone al riparo da sguardi indiscreti o ad attenzioni indesiderate le carte, rendendo sicuro lo smaltimento sin dalle fasi iniziali.